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容易忽視的另一方面是物業資料檔案,它真實地記錄著小區的建立和成長,也是考評的重要內容之一。所以另一專家組非常詳細地檢查檔案的建立情況:各項管理規章制度建得是否完善,有無物業服務收費、服務質量等方面的重大投訴,是否應用計算機進行日常的管理,以及有無業主滿意率調查等。
保利·鳳翔花園小區約15平方米的資料室裡,兩排櫥窗裡的資料存放得滿滿當當的。專家組成員檢查後發現,有關發電機、給排水、電梯等設備運行情況,都有非常詳細的記錄。一名專家要求:『請找出二次加壓設備房的巡檢記錄。』工作人員立即從櫥窗裡找出一本資料。
業主的評價也是考評的內容之一。服務於嶺南家園的南寧誠愉和物業公司為業主提供送水、免費打氣、日常家居維修、打印復印等便民服務,得到了業主的好評。盛天尚都、新天地別墅小區、陽光新城風林苑等小區的業主,對目前物業公司在治安、綠化、服務態度等方面較好的表現給予了肯定。
南寧市物業管理行業協會秘書長徐建花說,參評小區在檔案方面的基礎工作,整體做得還不錯,但在精神文明方面表現較差,主要是社區文化較少。另外,目前物業公司的管理效益普遍較差,考評要求『物業管理服務費用收繳率98%以上』,但達到這個收費標准的物業公司不多。還有在『提供便民有償服務』上也表現不夠好,因為目前很多業主尚沒有這方面的意識。
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